+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Сдаем в архив документы по кадрам

Сдаем в архив документы по кадрам

В деятельности каждой организации образуется специальная категория дел — дела постоянного хранения. В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив. Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах. Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне При этом в инструкции по делопроизводству или в другом локальном нормативном акте, посвященном хранению документов, целесообразно установить минимальный срок хранения для этих документов.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля.

Что делать с документами при ликвидации компании

В деятельности каждой организации образуется специальная категория дел — дела постоянного хранения. В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив. Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах. Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне При этом в инструкции по делопроизводству или в другом локальном нормативном акте, посвященном хранению документов, целесообразно установить минимальный срок хранения для этих документов.

Перечень никаких подобных сносок или оформленных других способом указаний не содержит. Подготовка дела к хранению начинается задолго до того, как документ будет завершен в делопроизводстве. Все процессы ДОУ выполняются последовательно и связаны между собой. Уже на стадии приема входящего документа или создания исходящего нужно понимать, в какое дело будет помещен документ и каковы особенности формирования этого дела. Например, приказы по основной деятельности должны учитываться и формироваться строго отдельно от приказов по личному составу.

Обратным часто грешат небольшие организации, где секретарь сочетает функции делопроизводителя и кадровика. Прежде чем отправить такое составное дело на хранение, придется его расформировать, а это лишний труд. Делать это нужно сразу, иначе, когда придет пора отправлять дела на хранение, секретарь потратит огромное количество времени на формирование истории переписки. Документы, разделенные на блоки по алфавиту, отделяют друг от друга, например, цветными разделителями. Это необязательно, но существенно облегчает работу с томом.

При нумерации листов разделители получают номера в общем порядке. Таким образом, к моменту оформления дел на хранение документы уже будут правильно сформированы в дела, а внутри дел — систематизированы. Таким образом, если в деле примерно листов, то лучше сделать два тома по листов, а не и Затем аккуратно извлекаем документы из папок, распределяем по томам и приступаем к оформлению на хранение. В зависимости от сроков хранения дела можно оформлять частично или полностью.

Частично оформляются все дела, заведенные в организации и имеющие срок хранения более 5 лет, за исключением дел по личному составу. Полному оформлению на хранение, в соответствии с Правилами , подлежат следующие дела:. Этапы оформления каждого тома. Полное оформление на хранение каждого тома дела происходит в следующем порядке:. Если документы уже были ранее кем-то пронумерованы в этом же правом верхнем углу и новая нумерация не совпадает со старой, то старый номер зачеркиваем и рядом пишем новый.

Номера, проставленные в других частях листа, исправлять не нужно. Если в том попала брошюра с собственной нумерацией страниц, то каждый ее лист, включая обложку, получает свой номер в общем порядке. Если в томе оказалось несколько пропущенных и литерных номеров, то при подсчете количества листов их нужно учитывать. Правила ничего не говорят о количестве исправлений в нумерации тома.

Очевидно, что если ошибок слишком много, то лучше перенумеровать листы. Рекомендуем в этом случае ознакомиться с п. Это правило необязательно для общего делопроизводства, но, по крайней мере, дает представление о том, при каком количестве ошибок том лучше перенумеровать. Для учета документов определенных категорий дел на бумажном носителе личные, судебные дела, материалы уголовных дел, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела, связанные с выдачей авторских свидетельств и патентных изобретений составляется внутренняя опись документов дела.

Секретарь при необходимости может создать внутреннюю опись и для других категорий дел. Вот что говорят по этому поводу Основные правила работы архивов организаций одобрены решением Коллегии Росархива от Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного свыше 10 лет хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.

Опись имеет собственную нумерацию листов, которую можно проставить автоматически на этапе создания документа в программе MS Word Пример 1.

Лист-заверитель составляется к каждому тому дела. Заполнить ее легко: мы уже знаем, сколько листов в каждом томе, а также сколько среди них пропущенных и литерных номеров. Картонная переплетная папка дополнена гибким широким корешком с клеевым слоем. Верхняя и нижняя обложки имеют биговку с отступом от левого края 25 мм, что позволяет листать дело как книгу и без затруднений копировать листы. Оформленный в такую обложку том выглядит как обычная книга, только большого формата.

Оформленные таким образом тома можно располагать на полке вертикально, не опасаясь, что они будут сгибаться, сминая содержимое. Можно воспользоваться и обычным дыроколом на 10 листов с двумя отверстиями, правда, пробивать эти десять листов придется дважды.

Длина нити на стандартный том — примерно 1 метр. Оптимальную для себя длину лучше всего определить опытным путем — уже на третьем сшиваемом томе станет понятно, сколько ее потребуется. Узел на конце нити, как при обычном шитье, завязывать не нужно — все равно концы будут обрезаны до оптимальной длины. Если том был проколот пробит, просверлен аккуратно, проблем с продеванием нити не будет, поскольку диаметр иглы намного меньше, чем диаметр отверстия от сверла или дырокола.

Обратите внимание: в общем и кадровом делопроизводстве выводить концы нитей с внутренней стороны обложки и скреплять их заверительной наклейкой не требуется. Концы обрезаются и по возможности прячутся под обложку. Ее заполнение трудностей обычно не вызывает. Если дело когда-нибудь попадет в государственный архив, его сотрудники сами заполнят эту строку.

В нижнем левом углу титульного листа проставляется архивный шифр дела: номер фонда, номер описи и номер этой единицы хранения по описи Пример 3.

Титульный лист приклеиваем на обложку тома. Лучше всего использовать клей ПВА, но тогда дело нужно немедленно поместить под пресс на несколько часов, иначе титульный лист приклеится неровно и местами сморщится.

Меньше всего подходят для этого клей-карандаш обложка отклеится уже через пару часов и канцелярский клей слишком жидкий и испортит титульный лист так, что никакой пресс его не спасет. Ассортимент специальных канцелярских товаров для архива, представленный в магазинах, небольшой, но кое-что выбрать можно. В продаже можно найти и большие короба с откидной крышкой рис.

В такой короб может поместиться 10 и более томов. Из коробов с откидной крышкой удобно доставать нужный том или связку, не снимая с полки коробку. Некоторые короба даже имеют специальные крепежные скобы, что позволяет, соединяя короба, сформировать стеллаж рис. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству. Апелляционное определение Саратовского областного суда от Апелляционное определение Самарского областного суда от Издание Подписаться на журнал Форум для секретарей Авторам Рекламодателям.

Обратите внимание Перечень никаких подобных сносок или оформленных других способом указаний не содержит. Обратите внимание Уже на стадии приема входящего документа или создания исходящего нужно понимать, в какое дело будет помещен документ и каковы особенности формирования этого дела.

Узнать больше: Формируем и храним дела с перепиской организации Составляем опись дел Оперативное хранение документов. Подпишитесь на нашу рассылку Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели. Кешбэк от государства: главные вопросы о налоговом вычете при покупке жилья. Постоянное продление срочного трудового договора не означает, что он бессрочный. Работника можно наказать за размещение оскорбительного видео об организации в Интернете.

Выписываете журнал? Я согласен с политикой конфиденциальности. Документ и его регистрационные данные. Номер листа дела тома.

Хранение кадровых документов

В том случае, если организация сдает документы на государственное хранение, требуется согласование номенклатуры дел с Экспертно-проверочной комиссией ЭПК государственного архива. Для удобства использования номенклатура дел, как правило, составляется в нескольких экземплярах, для каждого структурного подразделения и лица, ответственного за архив. Согласно пункту 3. Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Важно В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества ликвидационной комиссии , согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив. Форма внутренней описи документов дела В делах длительных сроков хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела постоянного срока хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой.

Оформляем дела на постоянное хранение

При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле в необходимых случаях внутренней описи дела и ее правильность; правильность оформления обложки дела; наличие и правильность заверительного листа дела. Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Однако необходимые расчеты можно сделать на основании применения Укрупненных норм по делопроизводственным и архивным работам, разработанным Всероссийским институтом документоведения и архивного дела в году.

Давайте в этой статье рассмотрим, как проходит передача дел в архив организации. В первую очередь возникает два вопроса — какие документы требуется подготовить и за какие годы. В последнем случае, прежде всего, имеют в виду дела по личному составу. Но все же в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив например, нет места для хранения в отделе. Затем можно будет составить акт на уничтожение документов с временными сроками хранения. За какие годы дела подлежат передаче в архив Согласно правилам документы сдаче в архив подлежат не позднее 3-х лет после завершения их в делопроизводстве. Можно оформить передачу дел в архив и через год.

Решение принято: компания ликвидируется.

Прежде всего, определимся со сроками. Если же по какой-то причине документы задерживаются в отделе кадров, этот момент нужно согласовывать с работниками архива дополнительно. При сдаче кадровых документов, таких важных, как личные дела сотрудников, кадровые учетные регистры, распоряжения по личному составу и прочих документов кадрового учета, должна проводиться архивная обработка в соответствии с требованиями законодательства.

Сдача кадровых документов в архив

Документы кадровой службы по окончании работы с ними подлежат хранению , а по окончании установленного срока хранения — уничтожению. Для организации и проведения работы по определению сроков хранения документов и их отбору для уничтожения должна быть создана экспертная комиссия. Комиссия дает рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам фирмы по вопросам:. Все решения экспертной комиссии по хранению или уничтожению документов вступают в силу только после их утверждения руководителем фирмы.

В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:.

Сдаем в архив документы по кадрам

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:. Подготовка документов к передаче в архив Хранение документов в архиве В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации: В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный муниципальный архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России. Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный муниципальный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Передача документов в архив при ликвидации предприятия порядок Передача документов в архив при ликвидации предприятия порядок Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

.

Сдаем в архив документы по кадрам. При составлении описи необходимо соблюдать ряд требований: каждое дело, вносимое в опись, должно иметь.

.

.

.

.

.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. flatcusreavi

    Тарас ответьте пожалуйста на вопрос даже если он наберет мало лайков. Объясните пожалуйста о том что изменилось в регистрации бизнеса (ФОП и ООО после принятия нового профильного закона и как теперь на практике происходит процесс регистрации ООО. Расскажите о нюансах и подводных камнях. Спасибо!

  2. Пантелеймон

    Сейчас остро важная тема: работники военкоматов и их права.